POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

ET GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES

La présente politique de protection des renseignements personnels traite de la cueillette, de l’utilisation, de la protection et de conservation des renseignements personnels détenus par Atelier SENS.

Les dispositions énoncées dans la présente politique sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé telle que modifiée en 2022 et 2023 par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), et à laquelle les entreprises du Québec sont assujetties.

Mise à jour de la Politique 
La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 16 décembre 2024

Politique en vigueur sur le site web d’Atelier SENS
La présente politique de confidentialité et gestion de données personnelles peut être modifiée et mise à jour sans préavis, et pourrait entre autres contenir des changements à propos de l’utilisation des cookies sur le site web d’atelier SENS.  Il est recommandé aux internautes de consulter ce document régulièrement, pour accéder aux modifications apportées, notamment suivant les mises à jour de contenu de notre site web.

Gestion des données personnelles et application de la politique

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’application de la présente politique est Sara Doyon-Lefebvre, Architecte associée. Elle agit à titre de répondante, s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard et traite les plaintes en cas d’incident de confidentialité.

Pour poser des questions, formuler des commentaires sur la présente Politique de protection des renseignements personnels, exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels en écrivant à l’adresse politiquedeconfidentialite@ateliersens.ca, par téléphone au (450)933-8989 poste 104, ou par la poste au 3009 Boul Industriel, Laval, QC H7L 3W9.

1. Collecte des renseignements personnels

Atelier SENS est susceptible de recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment :

• Des coordonnées personnelles telles que : prénom, nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), numéro(s) de téléphone ;
• Des renseignements relatifs aux préférences de communication, aux intérêts pour certains dossiers, projets et événements d’Atelier SENS, des renseignements connexes comme des restrictions alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages ;
• Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements sur l’expérience professionnelle et bénévole indiquée dans les curriculums vitae ainsi que le numéro d’assurance sociale (NAS) des employé.es.
• Des renseignements pour traiter des informations et des nouvelles, analyser les préférences de navigation et les habitudes des visiteurs sur son site, personnaliser et optimiser leur expérience sur https://ateliersens.ca en leur permettant d’accéder à certaines fonctionnalités ou pour développer l’interactivité du site et récolter des statistiques (par exemple en mesurant l’efficacité des campagnes de prospection transigeant vers le site web);

Veuillez noter que les renseignements concernant les corporations de même que les coordonnées professionnelles des individus ne représentent pas des renseignements personnels au sens de la Loi.

Atelier SENS collecte des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées et lors d’interactions directes avec elles, dans les circonstances suivantes :

• Lors de réception de candidature pour combler un poste ;
• Lors de l’embauche d’une personne employée d’Atelier SENS ;
• Lorsqu’une personne entre en relation contractuelle avec Atelier SENS à titre de fournisseur de biens ou prestataire de services.

2. Analyse de données et collecte de renseignements par l’intermédiaire de plateformes numériques.

COOKIES
Par l’intermédiaire de Google Analytics 4 (G4A), Atelier SENS mesure l’audience web et analyse des données de navigation sur https://ateliersens.ca à l’aide de fichiers témoins (cookies). Avec le consentement des internautes sur son site web, Atelier SENS utilise les cookies ou des technologies similaires pour archiver, traiter et accéder à des données, notamment en analysant le comportement de navigation des visiteurs accédant à son site Web.

Les cookies qui sont catégorisés comme étant « nécessaires » sont stockés sur le navigateur des visiteurs, car ils sont essentiels pour permettre les fonctionnalités de base du site. Certaines fonctionnalités garderont en mémoire pour la durée de la visite sur son site différentes informations non personnelles et demeurant anonymes afin de permettre une expérience de navigation personnalisée. Les renseignements ainsi recueillis par fichiers témoins peuvent être :

• L’adresse IP tronquée de l’ordinateur des visiteurs de son site web (cette adresse IP est modifiée, ce qui sécurise la confidentialité des visiteurs et ne permet pas de lier l’adresse IP à leur identité personnelle);
• Le fournisseur de services internet des visiteurs de son site web;
• Le système d’exploitation des visiteurs de son site web (ex: Mac OS, Windows);
• Le type et le modèle d’appareil des visiteurs de son site web (ex : ordinateurs, tablette, cellulaire);
• La résolution d’écran de l’appareil des visiteurs de son site web;
• Le type et la langue du navigateur des visiteurs de son site web (ex : Chrome, Safari);
• La région ou la municipalité déterminée d’après l’adresse IP des visiteurs de son site web
• Le domaine du site précédemment visité par les visiteurs de son site web (ex : la presse.ca)
• Le point d’origine des visiteurs de son site web (ex : bannière, courriel, réseau social, etc.);
• Les pages consultées de son site web (la séquence de consultation, les interactions dans la page, la date, l’heure, la durée et la fréquence des visites et des activités effectuées (ex; clics, défilement d’écran, etc.);

Par le biais d’un formulaire sur son site web, Atelier SENS permet de révoquer le consentement ou s’opposer au traitement des données directement en cliquant sur le bouton « en savoir plus » pour la gestion des cookies en début de session.  Également, les visiteurs du site web peuvent librement configurer leur navigateur pour activer ou désactiver entièrement ou partiellement les cookies, mais il est à noter que la désactivation de certains cookies pourrait nuire à l’expérience de navigation sur https://ateliersens.ca. 

Le classement de types de cookies est ainsi répertorié :

• NÉCESSAIRE : Les cookies nécessaires sont cruciaux pour les fonctions de base du site web et celui-ci ne fonctionnera pas adéquatement sans eux. Ces cookies ne stockent aucune donnée personnellement identifiable.
• FONCTIONNEL : Les cookies fonctionnels permettent d’exécuter certaines fonctionnalités telles que le partage du contenu du site Web sur des plateformes de médias sociaux, la collecte de commentaires et d’autres fonctionnalités tierces.
• ANALYTIQUE : Les cookies analytiques sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site Web. Ces cookies aident à fournir des informations sur le nombre de visiteurs, le taux de rebond, la source de trafic, etc.
• DE PERFORMANCE : Les cookies de performance sont utilisés pour comprendre et analyser les indices de performance clés du site Web, ce qui permet de fournir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs.
• DE PUBLICITÉ : Les cookies de publicité sont utilisés pour fournir aux visiteurs des publicités personnalisées basées sur les pages visitées précédemment et analyser l’efficacité de certaines campagnes publicitaires.
• NON CLASSÉS : Les autres cookies non classés sont ceux qui sont en cours d’analyse et qui n’ont pas encore été classés dans une catégorie.

OPTIMISATION DES MOTEURS DE RECHERCHE
Google Analytics 4(G4A), Google Search, Google Ad, Google ReCaptcha

Google Analytics est un service d’analyse web qui fournit des statistiques et des outils analytiques de base sur les internautes. Ces données aident à l’optimisation des moteurs de recherches (SEO).  Les renseignements récoltés via Google sont conservés notamment aux États-Unis. Google peut les communiquer à des tiers, en cas d’obligation légale, ou lors de leur traitement pour leur compte. Les renseignements sont également partagés sur les comptes Google Ads et Google Search console utilisés par Atelier SENS.  Il est à noter qu’il est possible pour les internautes de désactiver sur Google, l’enregistrement de leurs données de navigation ou d’utiliser le mode de navigation privé sur leur téléphone mobile.

AUTRES PLATEFORMES NUMÉRIQUES PERMETTANT L’ANALYSE DE DONNÉES

Dans l’exercice de certaines stratégies de communication, Atelier SENS utilise des outils de gestion numériques qui recueillent des données favorisant l’analyse stratégique. Par exemple, certaines plateformes sont ainsi utilisées pour lancer des campagnes publicitaires, programmer des publications ou envoyer des infolettres. Certaines statistiques de performances sont relevées via ces plateformes. Ces fournisseurs tiers sont assujettis aux dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et veillent à sécuriser les données récoltées sur leur plateforme. 

3. Obtention du consentement

Atelier SENS collecte certains renseignements personnels pour la gestion de ses relations et des services avec chaque personne concernée et limite la collecte des informations à ce qui est nécessaire à cette fin. Le consentement de la personne concernée est requis pour pouvoir légalement utiliser les renseignements personnels qu’elle transmet à l’organisation.

En fournissant ses renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, de nos abonnements aux infolettres, par courriel, en personne ou par téléphone, une personne consent à ce qu’Atelier SENS collecte, utilise ou communique les renseignements aux fins indiquées lors de la collecte et conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique.

Ce consentement est obtenu au moment de la transmission des renseignements personnels, par le moyen d’une explication claire le mentionnant et proposant d’accéder à la présente Politique. 

L’explication est transmise par écrit lors d’une transaction ou d’un échange électronique, et de vive voix lors d’une transaction téléphonique.

Une fois obtenu, le consentement sera réputé valide tant qu’Atelier SENS requiert l’utilisation des renseignements en question. Le consentement peut être retiré en tout temps par la personne concernée.

4. Utilisation et partage des renseignements personnels

Atelier SENS s’engage à utiliser et partager des renseignements personnels qu’elle détient seulement aux fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis et en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi l’oblige ou lui permet de les utiliser ou de communiquer autrement.

Atelier SENS peut utiliser les renseignements personnels pour l’un ou l’autre des objectifs suivants :

• Renouvellement du bottin des employés ;
• Renouvellement de l’abonnement à l’infolettre d’Atelier SENS ;
• Information auprès des membres de ses activités ;
• Maintien à jour des informations administratives, essentielles notamment en ce qui concerne les membres du Conseil d’administration ;
• Embauche, rémunération ou résiliation de contrat des employé.es
• Dans le cadre de relations avec les fournisseurs de biens ou prestataires de services (paiement des factures, etc.) ;
• Pour satisfaire des obligations légales.

Atelier SENS peut partager certains renseignements personnels avec certains tiers, notamment dans les circonstances suivantes :

• Des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires peuvent être amenés à accéder à certains renseignements personnels et à les traiter, notamment pour faire des enquêtes à des fins professionnelles. Les renseignements auxquels accèdent ces fournisseurs de services se limitent à ceux nécessaires pour leur gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi.
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsqu’exigé. Par exemple, des renseignements personnels détenus par Atelier SENS peuvent être partagés si la firme y est tenue en vertu des lois, notamment fiscales et administratives, ou s’il est possible de croire de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, par exemple pour mettre à jour les renseignements exigés par le Registraire des entreprises du Québec. Atelier SENS pourrait aussi être tenu de partager certains renseignements personnels en réponse à une ordonnance d’un tribunal, à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi.

5. Protection des renseignements personnels

Durant toute la durée de leur conservation et lors de leur utilisation, les renseignements personnels collectés par Atelier SENS sont traités de façon à en assurer la protection. Atelier SENS emploie des mesures de protection matérielles, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

Des mesures sont également en place pour garantir que les employé.es ou administrateurs.trices d’Atelier SENS ne peuvent accéder aux renseignements personnels qu’à la condition que ce renseignement soit nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. De plus, tant les employé.es que les tiers fournisseurs de biens ou prestataires de services ayant accès à certains renseignements personnels signent un accord de confidentialité avec Atelier SENS, s’engageant à utiliser les données dans le respect de la loi et des mesures de protection adéquates.

Des mesures physiques et techniques sont prises pour assurer la sécurité de tous les renseignements personnels conservés par Atelier SENS. Le serveur informatique d’Atelier SENS est situé au Québec et Atelier SENS n’archive et ne communique aucun renseignement personnel à l’extérieur du Québec.

6. Conservation et destruction des renseignements personnels

Atelier SENS conserve les renseignements personnels recueillis uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et en conformité à ses obligations légales et réglementaires. Elle conserve uniquement les renseignements nécessaires pour la finalité visée et procède à leur destruction dès l’accomplissement de leur finalité, ou à la fin du délai légal de conservation.

Les renseignements personnels seront immédiatement détruits si la personne concernée en formule la demande auprès d’Atelier SENS, sauf si la Loi requière que les renseignements soient conservés pour une durée spécifique.

Atelier SENS procède à la destruction des renseignements personnels en s’assurant de procéder à l’élimination totale de toutes les versions électroniques et au déchiquetage de copies papier.

7. Incident, recours et traitement des plaintes

Advenant un incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi à un renseignement personnel, perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement) présentant un risque de préjudice sérieux, Atelier SENS aviserait dans les plus brefs délais les personnes concernées.

Atelier SENS les informerait de renseignements personnels dont il s’agit, des circonstances de l’incident, de la date ou la période durant laquelle il est survenu ainsi que des mesures qu’elle compte prendre à la suite de l’incident pour empêcher ou amoindrir les préjudices possibles pour les personnes concernées et pour éviter qu’un semblable incident se reproduise.

Une personne fournissant des renseignements personnels est en droit de s’attendre à ce qu’Atelier SENS respecte les dispositions prévues par la Loi dans la présente Politique. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose également des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si Atelier SENS traite des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant ;
• Exactitude : Atelier SENS est tenue de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour ;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la collecte, la communication ou la conservation ne sont pas autorisées par la loi ;
• Désindexation :  le droit de demander de cesser de partager ses renseignements personnels.

Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression d’au minimum un des trois éléments suivants :

• Une insatisfaction exprimée par un individu qui s’estime lésé dans le traitement de ses renseignements personnels par Atelier SENS ;
• Un préjudice subi à la suite d’un événement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensé par Atelier SENS en lien avec les renseignements personnels qu’elle détient ; 
• La réclamation d’une mesure.

Ne constitue par une plainte : toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières d’Atelier SENS et sans qu’une plainte écrite n’ait été déposée par un individu.

Par la présente Politique, Atelier SENS s’engage à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes formulées à son endroit par toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels. Elle prévoit une procédure équitable et transparente afin de traiter les plaintes reçues, et a également pour objectif de soutenir la qualité des services et d’offrir l’opportunité à toute personne d’exprimer son insatisfaction.

Formulation et traitement d’une plainte

La personne qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :

Sara Doyon-Lefebvre
Architecte associée
Atelier SENS – Architecture fondamentale
3009 Boul Industriel, Laval, (QC) H7L 3W9 

La communication doit indiquer les éléments suivants :

• Nom de la personne plaignante ;
• Son adresse ;
• Son numéro de téléphone ;
• Son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant ;
• Les motifs de la plainte soumise.

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.

La personne responsable de l’application de la présente politique est Sara Doyon-Lefebvre, associée et membre du comité de direction d’Atelier Sens. Elle a pour fonction de : 

• Recevoir la plainte ;
• S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception au plaignant(e) ;
• Traiter la plainte et enquêter sur les prétentions exposées par le plaignant(e) ;
• Répondre à la personne plaignante.

L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :

• Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à Atelier SENS, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
• Le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte ;
• Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle la personne plaignante doit répondre dans un délai raisonnable à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée ;
• La présente Politique exposant les modalités de traitement des plaintes.

Tout employé.e d’Atelier SENS saisi.e d’une plainte doit la transmettre dès sa réception, à la personne responsable de l’application de la politique. Tout employé.e qui reçoit une plainte verbale doit informer la personne plaignante de la présente politique et l’inviter à faire parvenir à l’AAPPQ sa plainte par écrit.

La personne responsable traite la plainte en l’examinant, en rassemblant les documents pertinents à son analyse et en rédigeant la réponse à la personne plaignante ainsi que les motivations de la réponse.

La réception et le traitement de la plainte doivent être effectués dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, la personne plaignante doit être informée des motifs du retard et des démarches entreprises par Atelier SENS à ce jour dans le traitement de sa plainte. Elle doit également être avisée du délai dans lequel la décision lui sera transmise.

Suivant le traitement de sa plainte, en cas de mésentente sur l’application de la Loi et de la présente Politique, la personne plaignante peut aussi signaler son insatisfaction par rapport au traitement de ses renseignements personnels par Atelier SENS auprès de la Commission d’accès à l’information, responsable de veiller à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.